Henkilötietojen käsittelykäytäntö

1. Vaatimustenmukaisuus

Yritys varmistaa EU:n asetuksen 2016/679 (GDPR), lain 677/2001 ja lain 506/2004 noudattamisen henkilötietojen suojassa. Tämä käytäntö määrittää keskeiset tietosuojaperiaatteet ja kuvaa, miten rekisterinpitäjä hallitsee www.greatfood.ro-sivuston kautta kerättyjä henkilötietoja.

2. Keskeiset määritelmät (GDPR 4 art.)

• Henkilötiedot — tiedot, jotka tunnistavat tai voivat tunnistaa luonnollisen henkilön.
• Käsittely — henkilötietoihin kohdistuvat toiminnot (kerääminen, tallentaminen, säilyttäminen, muuttaminen, luovuttaminen).
• Rekisterinpitäjä — taho, joka määrittää käsittelyn tarkoitukset ja keinot.
• Rekisteröity — tunnistettu tai tunnistettavissa oleva henkilö.
• Suostumus — vapaa, yksilöity ja tietoinen tahdonilmaisu, jolla hyväksytään tietojen käsittely.
• Tietoturvaloukkaus — tahaton tai laiton tuhoaminen, häviäminen, muuttaminen tai luvaton luovuttaminen.
• Valvontaviranomainen — jäsenvaltioiden perustama riippumaton julkinen viranomainen.

3. Käsittelyperiaatteet

Tietojen käsittely noudattaa seuraavia periaatteita:

• Lainmukainen, asianmukainen ja läpinäkyvä käsittely.
• Kerääminen rajoitettu tiettyihin, nimenomaisiin ja oikeutettuihin tarkoituksiin.
• Tietojen tarkkuus, oikeellisuus ja täydellisyys ylläpidetään.
• Säilytysaika rajoitettu tarpeelliseen.
• Rekisteröityjen oikeuksien kunnioittaminen koskemattomuuden, turvallisuuden ja luottamuksellisuuden osalta.

4. Suostumusvaatimukset

Käsittely on lainmukaista vain, kun rekisteröidyn tietoinen ja yksiselitteinen suostumus on saatu. Yritys käyttää vain vähimmäistietoja, jotka ovat olennaisia ilmoitettuihin tarkoituksiin.

Kerättävät henkilötiedot: etunimi, sukunimi, osoite, puhelin, sähköposti.

5. Rekisteröidyt ja heidän velvollisuutensa

Rekisteröityjä ovat asiakkaat/käyttäjät (luonnolliset henkilöt) sekä liikekumppaneiden, toimittajien ja palveluntarjoajien valtuutetut edustajat.

Rekisteröityjen on annettava täydelliset, ajankohtaiset ja tarkat tiedot. Kieltäytyminen voi estää sopimuksen täyttämisen tai palvelun tarjoamisen.

Henkilötietojen antaminen merkitsee nimenomaista suostumusta käsittelyyn sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

6. Suostumuksen peruuttaminen

Rekisteröidyt voivat kieltäytyä käsittelystä tai peruuttaa aiemman suostumuksen, kun tietoja ei enää tarvita palvelun tarjoamiseen, lakisääteisiin velvoitteisiin tai oikeutettuihin etuihin. Peruutus koskee vain tulevaisuutta.

Rekisteröidyt voivat peruuttaa markkinointisuostumuksen milloin tahansa ilman perusteluja. Peruutus ei vaikuta aiemman suostumukseen perustuvan käsittelyn lainmukaisuuteen.

Peruuttaminen on yhtä helppoa kuin suostumuksen antaminen.

7. Tiedonkeruun tarkoitukset

Antamalla henkilötietoja rekisteröidyt suostuvat nimenomaisesti niiden käyttöön seuraaviin tarkoituksiin:

• Kaupallinen/sopimustoiminta ja tilausten täyttäminen.
• Laskutus ja maksujen periminen.
• Valitusten/ehdotusten hallinta.
• Markkinointi-, kampanja- ja mainosviestintä (yleinen ja personoitu).
• Palvelun kehittäminen ja parantaminen.
• Operatiivinen hallinta (muut tahot voivat käsitellä tietoja rekisterinpitäjän puolesta).
• Kaupallinen viestintä asiakkaiden/toimittajien kanssa.
• Lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen.
• Yhteydenpito viranomaisten/julkisten instituutioiden kanssa.
• Tarkastus-, valvonta- ja auditointitoimet.
• Riitojen ja oikeudenkäyntien ratkaiseminen.

Lisäkäsittelytarkoitukset edellyttävät ennakkoilmoitusta ja/tai suostumusta sovellettavan lain mukaisesti.

8. Tietojen jakaminen

Rekisterinpitäjä pitää kaikki tiedot luottamuksellisina eikä jaa niitä kolmansille osapuolille ilman nimenomaista, ennalta annettua suostumusta — lukuun ottamatta luotettuja liikekumppaneita ja palveluntarjoajia, jotka ylläpitävät IT-järjestelmiä tai tarjoavat palveluja rekisterinpitäjän puolesta.

Palveluntarjoajien on:

• Käytettävä tietoja yksinomaan yrityksen ohjeiden ja määriteltyjen tarkoitusten mukaisesti.
• Suojattava ja säilytettävä tietojen luottamuksellisuus asianmukaisesti.

Poikkeukset jakamiskieltoon:

• Toimittaminen toimivaltaisille viranomaisille, joilla on laillinen oikeus pyytää tietoja.
• Toimittaminen asianajajille, ulosottomiehille tai tuomioistuimille, jos velvoitteita rikotaan ja laillisia oikeuksia käytetään.
• Vain tarpeelliset tiedot toimitetaan ilmoitettujen tarkoitusten täyttämiseksi.

9. Tietojen käsittely markkinointi-/kampanjatarkoituksiin

Henkilötietoja (nimi, sukunimi, osoite, sähköposti, puhelin) voidaan käsitellä seuraaviin tarkoituksiin:

• Markkinointi- ja suoramarkkinointiviestintä yrityksen palveluista.
• Kaupalliset viestit mahdollisesti liikekumppaneiden kanssa minkä tahansa viestintämenetelmän kautta, mukaan lukien sähköiset palvelut.

Rekisteröidyille ilmoitetaan ennen kuin tietoja käytetään suoramarkkinointiin, ja he voivat pyytää käsittelyn lopettamista milloin tahansa tilauksen peruutusvaihtoehtojen kautta.

Pyyntöprosessi: kirjallinen, päivätty ja allekirjoitettu pyyntö osoitteeseen contact@greatfood.ro, käsitellään 48 tunnin kuluessa rekisteröinnistä.

Peruuttamisen jälkeen rekisteröidyt eivät enää vastaanota kaupallisia viestejä.

10. Rekisteröidyn oikeudet (GDPR ja laki 677/2001)

• Tiedonsaantioikeus — miten ja miksi henkilötietoja käytetään.
• Pääsyoikeus — pyynnöt päästä käsiksi henkilötietoihin.
• Oikaisun/puuttumisen oikeus — epätarkkojen/epätäydellisten tietojen korjaamisen pyytäminen.
• Poisto-oikeus ("oikeus tulla unohdetuksi") — poistamisen pyytäminen, kun ei ole pakottavia perusteita jatkaa käsittelyä.
• Käsittelyn rajoittamisoikeus — rajoittamisen pyytäminen, kun tarkkuutta tai laillisuutta kiistetään.
• Tietojen siirrettävyysoikeus — henkilötietojen saaminen ja uudelleenkäyttö omiin tarkoituksiin eri palveluissa.
• Vastustamisoikeus — tietyntyyppisen käsittelyn vastustaminen.
• Oikeus automatisoituja päätöksiä vastaan — ei joudu täysin automatisoitujen oikeudellisesti merkittävien päätösten kohteeksi.
• Suostumuksen peruuttamisoikeus — annetun käsittelysuostumuksen peruuttaminen.
• Valitusoikeus — valitus kansalliselle henkilötietojen suojan valvontaviranomaiselle.
• Oikeus oikeussuojakeinoon — pääsy tuomioistuimiin.

11. Tietojenkäsittelyn kesto

Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja koko organisaatiotoiminnan ajan, kunnes rekisteröity tai laillinen edustaja käyttää vastustamis-/poisto-oikeutta (paitsi kun käsittely on lakisääteisesti pakollista tai oikeutettu etu perustelee sen).

Kun keräystarkoituksen käsittely on päättynyt, tiedot:

• Arkistoidaan sisäisten menettelyjen mukaisesti, jos vastustamis-/poisto-oikeuksia ei käytetä, tai
• Tuhotaan lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.

Tietoja säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeen ilmoitettuihin tarkoituksiin tai lain edellyttämällä tavalla, ja sitten ne poistetaan peruuttamattomasti tai anonymisoidaan. Markkinointitarkoituksiin tietoja säilytetään suostumuksen peruuttamiseen asti, enintään 5 vuotta.

12. Tietoturva

Yritys käyttää turvallisuusmenetelmiä, -teknologioita, -käytäntöjä ja -menettelyjä henkilötietojen suojaamiseksi.

Täydellinen internet-siirtoturva ei ole taattavissa. Tiedonsiirto sisältää riskin, jonka rekisteröidyt ottavat. Vastaanottamisen jälkeen sovelletaan tiukkoja menettelyjä ja toimenpiteitä luvattoman käytön, laittoman toiminnan, tuhoutumisen, vahingossa tapahtuvan häviämisen tai paljastumisen estämiseksi.

Kansainväliset siirrot: siirrot EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle tapahtuvat vain EU-lainsäädännön ja kansallisten erityissuojan mukaisesti henkilötietojen käsittelyssä.

13. Tietoturvaloukkausprotokolla

Tietojen häviämisen, vahingoittumisen, varkauden, vaarantumisen tai tietojenhallintaa koskevien valitusten yhteydessä:

• Ilmoita loukkauksesta kansalliselle henkilötietojen suojan valvontaviranomaiselle 72 tunnin kuluessa havaitsemisesta.
• Ilmoita asianosaisille viipymättä.
• Tee kohtuulliset ponnistelut vahingon rajoittamiseksi.

14. Pyyntöjen vastausaika

Edellä mainittujen oikeuksien käyttöpyynnöt saavat vastauksen 30 päivän kuluessa, ja pidennys on mahdollinen ilmoittamalla rekisteröidylle perustellusti.

15. Korjauskeinot selvästi perusteettomille pyynnöille

Kun rekisteröidyt, suoraan tai edustajien kautta, käyttävät oikeuksiaan selvästi perusteettomasti, aiheettomasti tai liiallisesti (erityisesti toistuvasti), rekisterinpitäjä voi:

• Periä kohtuullisen maksun, joka vastaa tiedon tai pyydettyjen toimenpiteiden antamisen hallinnollisia kustannuksia, tai
• Kieltäytyä pyynnöstä.

Vastustamisoikeuksien selvästi perusteettoman, erityisesti toistuvan käytön osalta rekisterinpitäjä voi katsoa sopimuksen päättyneeksi lain nojalla ilman muodollisuuksia tai oikeudellista puuttumista, lukuun ottamatta ennakkoilmoitusta.

16. Tietosuojayhteyshenkilö

Oikeuksiesi käyttämiseksi: kirjallinen, päivätty ja allekirjoitettu pyyntö osoitteeseen contact@greatfood.ro.

17. Vahvistus

Lukemalla ja allekirjoittamalla tämän asiakirjan rekisteröidyt vahvistavat:

• Saaneensa tietoisen, täydellisen ja tarkan ilmoituksen.
• Ymmärtäneensä täysin ja hyväksyneensä ehdot.
• Tunnistavansa, että henkilötiedot ovat olennaisia palvelujen käyttöoikeuden ja kaupallisen/sopimustoiminnan kannalta.